|
Bagian-1
PENGELOLAAN KEUANGAN
Lembaga Keswadayaan Masyarakat (LKM)
1.
PENGANTAR
Penerapan seluruh kebijakan pengelolaan keuangan dalam lembaga menjadi bagian yang penting dalam menentukan kesuksesan mencapai tujuan
organisasi. Pedoman teknis
pengelolaan keuangan untuk LKM ini memuat sejumlah aturan main dasar. Meskipun
demikian, dalam penerapannya diperlukan tambahan kebijakan yang disesuaikan
dengan kondisi LKM.
Secara runut penyajian dipisah menjadi dua
bagian. Bagian pertama pembahasan umum yang meliputi; pengantar, tujuan, peran
dan fungsi LKM, kebijakan-kebijakan utama tentang pengelolaan keuangan, sistem
pembukuan, penyusunan anggaran, pelaporan dan pematauan, dan pelaporan keuangan
(periode). Bagian dua memuat formulir-formulir yang digunakan untuk pencatatan
dan pelaporan keuangan, dan cara pengisian formulir.
Dengan adanya pedoman teknis ini diharapkan
pelaksanaan pengelolaan di level LKM memenuhi standar yang berlaku umum.
Seluruh kegiatan pengelolaan keuangan terorganisasi sedemikian rupa sehingga
dapat membantu proses pengambilan keputusan dan merealisasikan visi dan misi
lembaga.
2.
TUJUAN
- Anggota LKM mampu
menunjukkan kepada pendana dan penerima manfaat bahwa aset organisasi
terlindungi, karena adanya proses pengecekan dan pengendalian dalam pengelolaannya.
- Lembaga dan nama baik lembaga terlidungi dari kegiatan kesalahan pengelolaan keuangan yang dilakukan oleh anggota LKM, maupun unit operasionalnya
(sekretariat dan UP-UP)
- Melindungi kepentingan masyarakat, unit operasional, dan anggota LKM.
- Menjaga hubungan baik antara anggota LKM,
Sekretariat dan UP-UPnya dalam pengelolaan keuangan dan adanya penetapan
peran dan tanggung jawab yang jelas.
- Adanya pemisahan tanggung jawab yang jelas dan tegas
dalam proses persetujuan dan pengeluaran keuangan
- Keputusan keuangan didukung dengan pertimbangan yang
cukup sebelum diputuskan
- Sesuai dengan
standar, aturan, dan ketentuan yang berlaku umum.
3.
PERAN DAN FUNGSI LKM
Prinsip dasar yang
sangat penting dalam pengelolaan keuangan adalah adanya kejelasan peran dan pemisahan tanggung jawab secara jelas dan tegas. Sehingga, setiap transaksi keuangan
harus disiapkan oleh seseorang dan dilihat kembali oleh orang lain. Prinsip ini harus diterapkan, tidak tergantung pada jumlah sedikit
atau banyaknya anggota LKM.
Pada akhirnya
tanggung jawab utama dalam pengelolaan keuangan berada di anggota LKM. Karena, anggota LKM berfungsi untuk
menjamin bahwa semua aset dan keuangan LKM telah dikelola
secara tepat. Disamping itu,
menjamin bahwa Sekretariat dan UP-UP sepenuhnya
bertanggung jawab. Prinsip dasar ini harus sudah dimuat dalam klausul Anggaran Dasar (AD)LKM.
a.
Lembaga Keswadayaan Masyarakat (LKM)
Peran Kunci LKM
- LKM menjamin
bahwa seluruh aset lembaga digunakan untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan dan
dipertanggungjawabkan kepada masyarakat sebagai penerima manfaat.
- LKM menjamin bahwa catatan dan buku akuntasi
digunakan dengan tepat, laporan dan catatan bulanan dan tahunan disajikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- LKM dan semua unit operasionalnya menjamin bahwa sistem
dan prosedur keuangan lembaga selalu ditaati, dan melaporkan
segera setiap terjadi perbedaan atau penyimpangan. Kasus yang terjadi di
level unit pengelola dilaporkan ke manajer UP kemudian diteruskan ke level LKM. Kasus di level anggota LKM dilaporkan
ke Rapat LKM.
Fungsi Koordinator LKM
- Mengamati dan
memantau ketaatan seluruh pelaksana
prosedur keuangan yang ditetapkan dalam dokumen kebijakan BKM
- Memberi saran
dan dukungan kepada Sekretariat, UP-UP dan LKM mengenai
masalah-masalah manajemen keuangan
- Menyajikan
atau memberikan gambaran masalah-masalah yang berkaitan dengan manajemen
keuangan LKM
- Bertanggung jawab
atas auditor yang ditunjuk dan menyajikan laporan akuntansi tahunan yang
teraudit pada saat Rembug Pertanggungjawaban Tahunan (RPJT)
Fungsi Anggota LKM
- Menyetujui
dan menetapkan sistem, prosedur,
dan manajemen keuangan
- Menyetujui
dan menetapkan rencana anggaran biaya (RAB) tahunan
- Memantau penerimaan dan pengeluaran keuangan
- Menyetujui
semua honorarium/insentif, pos-pos baru, dan perjanjijan-perjanjian yang
telah disepakati.
- Melakukan
otorisasi dan menandatangani semua
rekening bank
b.
Fungsi Sekretariat
- Mencatat
semua penerimaan dan memastikan pengamanannya sampai dengan disetor ke
bank
- Memelihara
catatan semua aset selalu terbaharui dan melakukan pengecekan secara rutin untuk memastikan pengamanannya
- Menyiapkan
dokumen pengeluaran (bukti kas
keluar) untuk
diotorisasi oleh koordinator
atau anggota LKM yang ditetapkan
- Mengelola
dana opeasional
tunai, bertanggung
jawab atas penghitungan dan pengecekannya apabila
diperlukan.
- menyiapkan
catatan semua kegiatan dan
pengelolaan keuangan di LKM.
c.
Fungsi Unit Pengelola (UP)
- Fungsi UP adalah menjamin bahwa semua sistem
keuangan dan prosedur-prosedur khusus dalam kebijakan LKM ditaati
dan dijalankan. Pada saat ditemukan/diketahui pelanggaran, segera melaporkan
hal tersebut
kepada Koordinator
atau anggota LKM
yang ditunjuk, dan LKM
segera mengambil tindakan disiplin terhadap pihak yang diketahui melakukan
pelanggaran.
- Manajer
UP, terutama
UPK dimungkinkan untuk
melimpahkan kepercayaannya kepada petugas administrasi
(pembuku) untuk
menjamin terlaksananya operasional keuangan UPK setiap hari.
4.
KEBIJAKAN-KEBIJAKAN PENGELOLAAN
KEUANGAN
a.
Pengamanan Rekening Bank
Meskipun banyak lembaga masyarakat yang tidak memiliki rekening bank ketika
memulai kegiatannya, namun sangat penting untuk memastikan bahwa rekening bank dibuka pada kesempatan yang paling awal
(dimana hal itu memungkinkan). Seberapapun besarnya transaksi keuangan lembaga, hal yang
realistis dan mudah dikendalikan adalah menangani transaksi tersebut melalui
rekening bank, bukan transaksi kas (tunai). Karena, sangat jauh lebih mudah
untuk memantau transaksi bank dari pada transaksi tunai, disamping bank
merupakan tempat yang paling aman untuk menyimpan dana.
1)
Aturan Pengamanan Rekening Bank
a)
Jumlah minimal
transaksi bank adalah lebih atau
sama dengan Rp.5.000.000,- Pengaturan ini harus diinformasikan dengan pihak bank untuk menetapkan jumlah pembayaran yang melebihi batasan
minimal sebelum rekening bank dibuka.
b)
Transfer bank
hanya dilakukan dengan bukti kas keluar
yang sudah ditandatangani oleh BKM dan disertai Berita Acara persetujuan
pemanfaatan.
c)
Semua dokumen
bank, seperti contoh tanda tangan dari penandatangan rekening bank disimpan dalam file yang aman bersama dengan catatan keuangan lainnya.
d)
Memastikan bahwa
setiap rekening bank menggunakan nama organisasi bukan nama pribadi
e)
Setiap pembukaan
rekening bank harus ditandatangani oleh
tiga orang anggota LKM.
f)
Rekening bank
untuk UPK harus ditandangani oleh dua
orang anggota LKM dan satu orang UPK (Manajer). Jika rekening tersebut dianggap perlu dengan
pertimbangan UPK telah mampu mengelola sendiri dan sudah diatur dalam AD/ART.
g)
Setiap ada
penyetoran (deposit) ke dalam rekening bank harus diotorisasi oleh Koordinator LKM.
2) Penandatanganan Penarikan Dana dari Rekening Bank
a)
Setiap penarikan
dana dari rekening bank harus ditandatangani oleh tiga nama penandatangan yang didasarkan
pada hasil rapat dan didukung atau dilampiri Berita Acara (BA) hasil rapat.
b)
Penarikan atau
transfer dana lebih dari Rp.5.000.000,- harus diketahui oleh Kordinator LKM.
b.
Prosedur Penandatangan Pengeluaran Dana
dari LKM
1)
Semua pembayaran
dengan Bukti Kas Keluar (BKK) harus
dirangkum per kuartal dan dilakukan inspeksi oleh Koordinator LKM.
2)
BKK ditandatangani oleh penerima,
penyetuju, dan pembuku.
3)
Semua pengeluaran BKK dicatat dalam sistem pembukuan yang berlaku dan
dilakukan uji silang dengan daftar pengeluaran (bukti kas
keluar), sifat atau jenis pembayarannya harus teridentifikasi secara jelas.
4)
Semua lembar copy BKK harus diselesaikan pada saat pembayaran dan
disimpan sesuai dengan aturan
penyimpanan (diodner dan urut tanggal transaksi).
5)
Tidak ada BKK yang ditandatangani tanpa adanya dokumen pendukung yang
membuktikan jenis dan sifat pembayaran.
6)
Blanko BKK yang masih kosong tidak diperkenankan ditandatangani.
7)
Anggota LKM yang ditunjuk menjadi penandatangan BKK harus anggota BKM yang
tercantum dalam Akta Notaris. LKM membuat aturan yang terkait dengan tanggung jawab
penandatanganan selama yang bersangkutan
diberi tanggung jawab sebagai
penandatangan.
Catatan Penting:
Pertimbangkan secara jelas masalah-masalah praktis pada
saat pertemuan (rapat rutin) untuk membahas persyaratan minimal penandatanganan BKK atau bukti penarikan dana dari bank (specimen Bank),
seperti lokasi tempat tinggal
orang-orang yang akan dilibatkan dalam penandatanganan BKK.
Namun, jika kondisinya memungkinkan diharapkan secara
rutin hadir maka sudah seharusnyalah BKK atau bukti penarikan dana dari bank dalam jumlah besar
tersebut ditandatangani oleh Koordinator BKM, dan setiap kali selesai rapat LKM disusun rencana atau jadwal kegiatan (penandatanganan) untuk waktu yang akan
datang.
c.
Kebijakan Kas
LKM harus memutuskan mengenai jumlah maksimal dana kas
yang harus ada pada rentang waktu tertentu. Koordinator LKM bertanggung
jawab untuk memastikan bahwa aturan main pengelolaan dana kas ditaati. Kisaran
besarnya dana kas biasanya ditentukan untuk operasional dalam jangka waktu satu
minggu.
1)
Pedoman Pengelolaan Kas
a)
Jumlah dana
(saldo) kas ditetapkan tidak lebih dari Rp. 1.000.000,- dalam 2x24 jam, yang
disimpan di cash box terkunci.
b)
Kas dikelola oleh
Sekretariat (nama orang yang harus tidak
menandatangai BKK atau spesimen
bank)
c)
Semua transaksi
kas harus menggunakan BKK dan disetujui oleh anggota LKM
2)
Pedoman Pengelolaan kas kecil (operasional)
a)
Dana kas kecil (operasional) dibentuk dari
dana kas yang ada dan diperuntukkan transaksi-transaksi operasional (selain
insentif).
b)
Jumlah dana kas
kecil/operasional maksimal Rp. 100.000,-
c)
Semua pembayaran
kas yang dilakukan dari dana kas kecil, tidak langsung menerima penggantian
uang
d)
Semua klaim dana
kas kecil harus didukung dengan bukti dokumen pendukung, dan diotorisasi oleh selain yang melakukan
klaim
e)
Kebutuhan pengisian
kembali kas kecil harus dibuat oleh orang yang bertanggungjawab terhadap kas
kecil, menunjukkan bahwa pengeluaran-pengeluaran telah mencapai pada tingkat
dimana dibutuhkan untuk dilakukan pengisian kembali senilai yang ditetapkan.
f)
Selain dengan kas
kecil, pembayaran atas barang atau jasa senilai atau lebih dari Rp. 100.000,-
harus dilakukan dengan menggunakan persetujuan LKM.
g)
Saldo dana kas
kecil disimpan di sekretariat dan dimonitor secara periodik oleh anggota LKM.
3) Inspeksi
mendadak Kas (Surprise Cash Count)
Untuk memastikan bahwa dana kas
dikelola dengan baik, cara pengendalian yang baik bagi LKM adalah dengan melakukan inspeksi mendadak secara periodik. Koordinator
LKM, harus melakukan cara pengendalian
ini dari waktu ke waktu. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan menggunakan form inspeksi Kas (Form Kas Opname)
lihat Lampiran-1, demikian juga untuk penghitungan tiap
akhir bulan.
Siapapun yang melakukan penghitungan
hendaknya menanyakan saldo kas saat ini
sesuai buku kas kepada penanggungjawab keuangan, selanjutnya mencatatnya di
bagian atas form.
Lakukan penghitungan phisik semua dana kas yang tersimpan di tempat penyimpan
(cash box) dan catatlah semua pecahan uang kertas dan logam (coins) besarta
jumlahnya ke dalam form.
Jika saldo di buku kas tidak sesuai
dengan hasil penghitungan, maka catatlah alasan-alasan yang menyebabkan
ketidakseimbangan tersebut pada form.
d.
Honor/Insentif Staf Tenaga Operasional
Komponen paling penting (signifikan) atas pengeluaran
setiap bulan kemungkinan besar untuk honorarium/insentif tenaga operasional.
Oleh sebab itu, penting sekali transaksi ini dikelola dengan hati-hati
disesuaikan dengan prosedur praktik terbaik yang dimengerti oleh semua pihak.
Pengelolaan Honorarium/Insentif (Sekretariat &
UP-UP)
a)
Catatan mengenai
seluruh Sekretariat dan UP-UP harus disimpan secara terpisah dari catatan
pembayarannya dan pengecekan silang kedua catatan dari waktu ke waktu dilakukan
oleh LKM untuk memastikan bahwa tidak ada data Sekretariat dan
UP-UP yang ’fiktif’
b)
Besarnya honorarium/insentif
ditetapkan oleh LKM. Setiap
perubahan honorarium/insentif harus disetujui oleh LKM, termasuk
kenaikan honorarium/ insentif tahunan di setiap awal tahun keuangan baru
c)
Jika memungkinkan
pembayaran semua honorarium/insentif dilakukan melalui transfer bank. Tidak ada
persekot honorarium/ insentif atau pinjaman lain yang dilakukan tanpa
persetujuan khusus dari LKM.
d)
Pembayaran
honorarium/insentif secara tunai mungkin diperlukan untuk beberapa lokasi, dan
harus ditandatangani oleh penerima.
e)
Harus disiapkan
daftar honorarium/insentif setiap bulan untuk menunjukkan berapa besar
honorarium/insentif yang telah dihitung dan harus dibayar.
f)
Nilai
honorarium/insentif bersih yang tercantum dalam daftar harus sesuai dengan
jumlah uang yang diterimakan, sebagaimana yang ditunjukkan dalam buku kas atau
buku bank.
g)
Setiap potongan
atas honorarium/insentif dicatat pada daftar honorarium/insentif, termasuk
pembayaran persekot honorarium/insentif yang dibayarkan selama bulan tersebut.
Jumlah tersebut selanjutnya dikurangkan ketika penghitungan honorarium/insentif
bersih.
5.
SISTEM PEMBUKUAN LKM
Sistem pembukuan yang digunakan adalah sistem pembukuan berpasangan dengan cash dan accrual basis.
Pembukuan berpasangan merupakan cara pencatatan yang lebih memungkinkan untuk
mencatat penerimaan dan pengeluaran dengan mencatat di kedua akun tersebut.
Sistem ini memudahkan untuk melakukan pengecekan seberapa besar perbedaannya
jika dibandingkan dengan anggrannya masing-masing.
Sistem pembukuan LKM disusun sedemikian rupa, lengkap dengan dokumen dan
aturan main pelaksanaannya. Dokumen-dokumen
bukti dan buku catatan, serta cara pengisiannya secara lengkap disajikan di Bagian-2,
PENCATATAN DAN PELAPORAN
Oleh SEKRETARIAT LKM.
6.
PENYUSUNAN ANGGARAN
Anggaran tahunan LKM disusun berdasarkan rencana tahunan (Renta) LKM yang sesuai dengan
PJM Pronangkis. Disamping itu, LKM harus menyusun rencana anggaran biaya
operasional.
Setiap tahun
akuntansi, LKM dibantu oleh Sekretariat dan UP-UP harus menyusun anggaran
yang tepat dan realistik dalam menaksir penerimaan dan pengeluaran lembaga dan disampaikan
pada Rapat LKM. Beberapa kegiatan penyusunan anggaran dapat
didelegasikan, tetapi persetujuan akhir dan otorisasinya menjadi kewenangan LKM.
Catatan Penting:
Bagi banyak lembaga, penyusunan draft anggaran tahunan pertama kali akan
memunculkan celah (selisih) yang cukup tinggi (signifikan) antara
pengeluaran yang direncanakan dengan penerimaan (pendapatan) yang diketahui
atau diharapkan akan diperoleh (sebagai antisipasi).
Hal penting yang perlu diketahui, pada penyusunan draft
anggaran untuk kedua kalinya perbedaan antara pengeluaran dan penerimaan
(pendapatan) hendaknya memiliki nilai nol (zero) atau yang disebut ‘zero
budgeting’. Bentuk zero
budgeting ini dimungkinkan dengan prinsip penghematan dalam melaksanakan
pekerjaan, mungkin juga dengan mengeluarkan item-item pengeluaran yang kurang penting dari anggaran,
disamping adanya jaminan tambahan penerimaan (pendapatan).
Jika penerimaan (pendapatan) lembaga kurang atau tidak
aman, maka langkah terbaik yang harus diambil adalah dengan melakukan review
dan up-date anggaran tiap-tiap kuartal, dengan persetujuan LKM, dan mulai saat
itu semua penerimaan (pendapatan) dan pengeluaran baru harus
dapat dipertemukan. Perbedaan yang
terjadi antara penerimaan (pendapatan) dan pengeluaran harus selalu ditarik
mundur ke titik zero (nol).
Perhatikan dengan benar tips penyusunan anggaran di Lampiran-2.
Proses Penyusunan Anggaran
1)
Pendifinisian parameter, meliputi periode waktu anggaran yang digunakan (apakah misalnya, 1
April-31 Maret atau 1 Januari-31 Desember), dan apa mata uang yang
digunakan (Rupiah atau yang lain).
2)
Identifikasi semua jenis pengeluaran langsung, tidak langsung, dan sumber
penerimaan (pendapatan) anggaran (tetapi
belum sampai pada berapa jumlahnya). Selanjutnya kelompokkanlah ke dalam katagori dan subkatagori, misalnya sebagai berikut:
·
Pengeluaran langsung (Honorarium/insentif tenaga operasional, biaya-biaya
kegiatan yang dikerjakan oleh KSM, dan alokasi dana untuk modal atau tambahan modal kegiatan pinjaman bergulir)
·
Pengeluaran tidak langsung (Biaya transport, biaya kesekretariatan, dan lain-lain)
·
Penerimaan atau Pendapatan (semua sumber penerimaan –baik dari BLM
atau pemda setempat, donasi, pihak
peduli, dan penerimaan
dari pembagian sisa pendapatan UPK)
3)
Berilah Kode tiap-tiap item pengelompokan pada tahap-2 di atas. Gunakanlah kode
yang mudah dimengerti oleh semua pihak yang terlibat dalam penyusunan anggaran.
4)
Pindahkan (Transfer) item-item tersebut ke dalam struktur kertas kerja anggaran,
lihat lampiran-3. Pastikan dalam struktur tersebut meliputi hal-hal
berikut:
·
Pengeluaran meliputi seluruh jenis pengeluaran anggaran, yaitu:
-
Kode dan item Pengeluaran langsung
-
Kode dan Item Pengeluaran tidak langsung
-
Baris total
pengeluaran
·
Penerimaan (Pendapatan)
-
Item penerimaan
(pendapatan)
-
Baris total
penerimaan (pendapatan)
5)
Memperjelas
gambaran pembiayaan melalui konsolidasi
·
Penetapan pembiayaan tiap-tiap item berdasarkan analisis dan estimasi anggaran
·
Penghitungan jumlah nilai tiap kolom baik ke samping dan ke bawah untuk semua item
pengeluaran
·
Memindahkan gambaran perolehan penerimaan (pendapatan) pada kertas kerja anggaran
·
Menghitung tingkat surplus atau defisit anggaran. Lakukanlah analisis terhadap
hasilnya.
7.
PELAPORAN DAN PEMANTAUAN
Salah satu faktor
kunci sukses dan keberlanjutan LKM adalah adanya sistem pelaporan keuangan dan monitoring
yang kuat. Tanpa hal tersebut sulit untuk diketahui bagaimana seluruh posisi
keuangan organisasi, atau bagaimana sumberdaya digunakan. Oleh sebab itu, kebanyakan
stakeholder menjadikan sistem
ini sebagai prasyarat. LKM kemungkinan akan mengalami kegagalan mendapatkan
pendanaan, jika tidak memenuhi persyaratan sistem monitoring dan pelaporan
keuangan yang disyaratkan.
Laporan Pengelolaan Dana Bulanan
Standar terbaik
yang minimal adalah Sekretariat LKM harus menghasilkan
laporan pengelolaan keuangan bulanan bagi LKM, yang menjelaskan secara rinci
perubahan keuangan dalam satu periode bulanan.
1)
Rekonsiliasi Kas
Saldo buku kas periode
berjalan harus tepat sesuai dengan jumlah tunai dalam kotak kas kecil. Saldo
ini harus dicek dengan melakukan penghitungan uang tunai pada akhir bulan dengan mengisi Form Kas Opname. Setiap perbedaan yang terjadi harus dijelaskan, dan
selanjutnya dilakukan penyesuaian (Lihat Inspeksi Mendadak Kas).
2)
Monitoring Pengeluaran terhadap
Anggaran
Laporan ini disajikan minimal per kuartal untuk LKM dan
harus dikompilasi untuk memantau pengeluaran terhadap anggaran. Hal terpenting yang harus
diperhatikan:
a)
Lakukan pengecekan
secara kumulatif terhadap jumlah pengeluaran yang dialokasikan dalam anggaran
terhadap setiap katagori atau sub-katagori pengeluaran.
b)
Analisis apakah ada selisih antara pengeluaran sesungguhnya dengan yang dianggarkan.
c)
Berapa besar persentase selisih
tersebut.
Meskipun semua pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan
program yang dijalankan LKM tercakup dalam satu sistem akuntansi, adalah merupakan
keharusan dan kewajiban
bagi LKM untuk membagi informasi tersebut kepada penerima
manfaat langsung. Informasi dimaksud
minimal berupa laporan keuangan yang dipasang di lima titik strategis.
3)
Pengauditan laporan keuangan
Elemen yang sangat penting dalam pelaporan keuangan
adalah pengauditan. Di samping pemeriksa
eksternal yang harus dilakukan oleh auditor independen setiap tahun, LKM hendaknya memiliki sistem pemeriksaan internal yang
setidaknya telah dilakukan secara rutin pada dua tahun terakhir (sebagaimana yang dilakukan pada siklus review keuangan). Personal yang
ditugasi untuk melakukan pemeriksaan internal haruslah yang mengenal kelembagaan
LKM, tetapi independen terhadap kegiatan administrasi dan keuangan.
Catatan Penting:
Untuk melakukan pemeriksaan internal, pemeriksa harus
mengetahui seluruh isi kebijakan
keuangan. Setiap kesalahan yang ditemukan harus dijelaskan secara jelas
dan bersama dengan itu disertakan pula rekomendasi untuk tindakan koreksi.
Pemeriksaan internal yang dilakukan pertama kali (oleh Tim Review Keuangan) dapat memakan waktu yang cukup lama, namun untuk
selanjutnya mungkin hanya memerlukan beberapa hari saja. Ketika pemeriksa internal selesai melakukan
pemeriksaan, maka tim review harus meyajikan laporan atas temuannya kepada LKM disertai daftar
rekomendasinya.
Dengan dibantu oleh LKM, sekretaris dan
UP-UP bertanggung jawab penuh untuk menjamin bahwa rekomendasi tersebut
diimplementasikan.
8.
PELAPORAN KEUANGAN: PERIODE
LKM menyajikan laporan
keuangan dalam beberapa
penyajian. Meliputi laporan khusus dan laporan periodik.
a.
Laporan-laporan Periodik
1)
Bulanan
·
Rekonsiliasi Kas. BKM harus mengotorisasi saldo kas kecil
·
BKM harus
melakukan sidak penghitungan kas
·
Sekretariat harus
menyajikan laporan keuangan (laporan pemasukan dan pengeluaran dana BKM)
2)
Tahunan
·
Setiap akhir tahun
akuntansi, Sekretariat dengan berdasar pada pedoman auditor, harus menyajikan
laporan untuk periode tahun yang bersangkutan. Laporan ini akan dijadikan dasar
pertimbangan oleh BKM sebelum dimulainya audit tahunan.
·
Sekretariat, UP-UP
dan BKM akan berpartisipasi dalam setiap diskusi dengan auditor mengenai draft pembukuan yang diaudit.
·
Hasil dari auditor
dijadikan bahan masukan oleh BKM dalam rangka pelaksanaan RPJT.
b.
Laporan-laporan Khusus
·
Laporan kuartalan yang merupakan perbandingan anggaran dan
realisasinya untuk periode kuartal yang sebelumnya dan perbandingan
pengeluaran dengan kuartal yang sama pada tahun sebelumnya, jika tersedia.
·
Catatan atas laporan
perbandingan pengeluaran sesungguhnya dengan anggaran untuk kuartal sebelumnya. Catatan yang dimaksud dengan menjelaskan
semua selisih yang signifikan
Bagian-2
PENCATATAN DAN PELAPORAN
Oleh SEKRETARIAT LKM
PENGANTAR
Bagian ini menyajikan secara rinci seluruh
aspek pencatatan dan pelaporan yang menjadi tangung jawab Sekretariat LKM.
Urut-urutan penyajian dimulai dengan pengantar, formulir-formulir yang
digunakan, dan cara pengisian formulir beserta contoh singkat penggunaan
formulir tersebut.
Formulir dibedakan menjadi tiga bagian yaitu:
bukti transaksi (Model A, B dan C), buku-buku pencatatan (S1- S9), dan form
laporan (LS-01). Bukti transaksi yang
digunakan untuk merekam transaksi kas dan non kas meliputi; Bukti Kas Masuk
(BKM), Bukti Kas Keluar (BKK), dan Bukti Pemindahbukuan (BP). Selanjutnya
formulir buku-buku catatan meliputi; Buku Bank (S1), Buku Kas (S2), Buku
Lingkungan (S3), Buku Sosial (S4), Buku Ekonomi Bergulir (S5), Buku Biaya
Operasional (S6), dan Buku Inventaris (S7). Formulir Laporan bulanan (LS-01).
Cara pengisian formulir dan contoh singkat
penggunaannya disajikan secara terpisah dibagian akhir bagian-2. Hal ini
dimaksudkan untuk memudahkan Sekretariat LKM dalam menggunakan seluruh formulir
sesuai kebutuhannya.
IDENTITAS LEMBAGA
Nama LKM
|
:
|
.....................................................................................
|
Terbentuk (Tgl/Bulan/Tahun)
|
:
|
.....................................................................................
|
Notaris
|
:
|
.....................................................................................
|
Alamat kantor Sekretariat LKM
|
:
|
.....................................................................................
|
No Telp
|
:
|
.....................................................................................
|
Kelurahan
|
:
|
.....................................................................................
|
Kecamatan
|
:
|
.....................................................................................
|
Kota/ Kabupaten
|
:
|
.....................................................................................
|
Propinsi
|
:
|
.....................................................................................
|
Jumlah Anggota LKM
|
:
|
............
orang
|
Laki-laki
|
:
|
............
orang
|
Perempuan
|
:
|
............
orang
|
Nama Koordinator LKM
|
:
|
.....................................................................................
|
Alamat Rumah
|
:
|
.....................................................................................
|
No Telp/ Hp
|
:
|
.....................................................................................
|
Nama Sekretariat LKM
|
:
|
.....................................................................................
|
Alamat Rumah
|
:
|
.....................................................................................
|
No Telp/ Hp
|
:
|
.....................................................................................
|
INFORMASI BANTUAN
LANGSUNG MASYARAKAT (BLM)
Mulai Tahun 2009 sd Sekarang
1.
|
Pagu BLM Pertama
|
:
|
Rp
..........................
|
||
2.
|
No
Rekening LKM (1)
|
:
|
...............................
|
Bank
....................
|
Status
(Aktif/Tidak)
|
No
Rekening LKM (2)
|
:
|
...............................
|
Bank ....................
|
Status (Aktif/Tidak)
|
|
No
Rekening LKM (3)
|
:
|
...............................
|
Bank ....................
|
Status (Aktif/Tidak)
|
|
3.
|
Pencairan
Tahap I
|
:
|
(............%)
|
||
a. Tanggal pencairan
|
:
|
...............................
|
|||
b. Jumlah yang dicairkan oleh KPPN
|
:
|
Rp .........................
|
|||
c. Digunakan untuk:
|
|||||
·
Kegiatan
Lingkungan
|
:
|
Rp
..........................
|
|||
·
Kegiatan
Sosial
|
:
|
Rp
..........................
|
|||
·
Kegiatan
Ekonomi
|
:
|
Rp
..........................
|
|||
·
BOP
|
:
|
Rp
..........................
|
|||
4.
|
Pencairan
Tahap II
|
(............%)
|
|||
a. Tanggal pencairan
|
:
|
||||
b. Jumlah yang dicairkan oleh KPPN
|
:
|
Rp .........................
|
|||
c. Digunakan untuk:
|
|||||
·
Kegiatan
Lingkungan
|
:
|
Rp
..........................
|
|||
·
Kegiatan
Sosial
|
:
|
Rp
..........................
|
|||
·
Kegiatan
Ekonomi
|
:
|
Rp
..........................
|
|||
·
BOP
|
:
|
Rp
..........................
|
|||
5.
|
Pencairan
Tahap III
|
(............%)
|
|||
a. Tanggal pencairan
|
:
|
||||
b. Jumlah yang dicairkan oleh KPPN
|
:
|
Rp .........................
|
|||
c. Digunakan untuk:
|
|||||
·
Kegiatan
Lingkungan
|
:
|
Rp
..........................
|
|||
·
Kegiatan
Sosial
|
:
|
Rp
..........................
|
|||
·
Kegiatan
Ekonomi
|
:
|
Rp
..........................
|
|||
·
BOP
|
:
|
Rp
..........................
|
|||
Jumlah Pencairan BLM Tahap I, II, III
|
:
|
Rp .........................
|
FLOW CHART PEMBUKUAN
SEKRETARIAT LEMBAGA
FORM PENGHITUNGAN KAS
|
Uang Kertas
|
|||||
...........
|
Lembar
|
Rp. 100.000,-
|
=
|
Rp.
|
|
...........
|
Lembar
|
Rp. 50.000,-
|
=
|
Rp.
|
|
...........
|
Lembar
|
Rp. 20.000,-
|
=
|
Rp.
|
|
...........
|
Lembar
|
Rp. 10.000,-
|
=
|
Rp.
|
|
...........
|
Lembar
|
Rp. 5.000,-
|
=
|
Rp.
|
|
...........
|
Lembar
|
Rp. 1.000,-
|
=
|
Rp.
|
|
...........
|
Lembar
|
Rp. 500,-
|
=
|
Rp.
|
|
...........
|
Lembar
|
Rp. 100,-
|
=
|
Rp.
|
|
Sub Jumlah Uang Kertas
|
=
|
||||
Uang Logam
|
|||||
...........
|
Keping
|
Rp. 1.000,-
|
=
|
Rp.
|
|
...........
|
Keping
|
Rp. 500,-
|
=
|
Rp.
|
|
...........
|
Keping
|
Rp. 200,-
|
=
|
Rp.
|
|
...........
|
Keping
|
Rp. 100,-
|
=
|
Rp.
|
|
...........
|
Keping
|
Rp. 50,-
|
=
|
Rp.
|
|
Sub Jumlah Uang logam
|
=
|
||||
Jumlah
|
=
|
||||
Saldo Kas di Buku
|
=
|
||||
Selisih
|
=
|
||||
Sebab-sebab Selisih:
|
|||||
Menyetujui
|
Diperiksa oleh:
|
||||
Nama:______________________
|
Nama:________________________
|
||||
Tanda tangan:
______________________
|
Tanda tangan:
________________________
|
||||
Jabatan:Kasir UPK/Sekretariat*
* coret salah satu
|
Jabatan:_______________________
|
||||
|
 |
FORM RENCANA ANGGARAN
|
Mata uang=Rupiah
Kode
|
Item Anggaran
|
Bln.......
|
Bln.......
|
Bln.......
|
Jumlah
|
1000
|
PENGELUARAN
|
||||
BIAYA LANGSUNG
|
|||||
1100
|
Kegiatan Lingkungan
|
||||
1101
|
Pengadaan Air Bersih
|
||||
1102
|
......................
|
||||
1103
|
................
|
||||
1104
|
................
|
||||
1200
|
Kegiatan Sosial
|
||||
1201
|
Jaminan Kesehatan Ibu Hamil
|
||||
1202
|
................
|
||||
1203
|
................
|
||||
1204
|
................
|
||||
1300
|
Kegiatan Ekonomi Bergulir
|
||||
1301
|
Modal Awal Pinjaman Bergulir
|
||||
1302
|
................
|
||||
1303
|
................
|
||||
1304
|
................
|
||||
1400
|
Kegiatan ...................
|
||||
1401
|
...............
|
||||
1402
|
...............
|
||||
1500
|
Biaya Operasional
|
||||
1501
|
Insentif Sekretariat
|
||||
1502
|
...........
|
||||
Subtotal Biaya Langsung
|
|||||
BIAYA TIDAK LANGSUNG
|
|||||
1600
|
Biaya Operasional
|
||||
1601
|
Biaya Kantor (ATK)
|
||||
1602
|
Biaya Transportasi
|
||||
1603
|
Biaya Audit Independen
|
||||
1604
|
..............
|
||||
1605
|
..............
|
||||
Subtotal Biaya Tidak Langsung
|
|||||
TOTAL PENGELUARAN
|
|||||
2000
|
PENERIMAAN
|
||||
2001
|
Dana BLM
|
||||
2002
|
............
|
||||
2003
|
............
|
||||
TOTAL PENERIMAAN
|
|||||
SALDO (Defisit/Surplus)
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar